martes, 24 de septiembre de 2013

La función de las Finanzas en las Organizaciones.

LA FUNCIÓN DE LAS FINANZAS EN LAS DIFERENTES ORGANIZACIONES.
La función de las finanzas en las organizaciones.
Estructura formal.
La estructura formal, se divide en tres partes, las cuales engloban todo lo visto anteriormente:
• Recursos humanos
• Recursos materiales
• Recursos técnicos
El papel de las finanzas en la economía
Tanto las finanzas como la economía, se encargan de analizar los recursos de una empresa.
La economía, analiza los recursos de una empresa y las finanzas, analizan la forma de obtener esos recursos.
Importancia del administrador financiero
El administrador es una persona muy importante para nuestra empresa, ya que entre sus principales funciones se encuentran:
• Obtener los recursos
• Tener una escala de preferencia
• Ver si nuestros ingresos o los ingresos de la empresa, son suficientes para poder satisfacer la necesidad.
• Si no tenemos los suficientes recursos económicos, el administrador financiero analizara la situación para indicarnos cuanto pediremos prestado. • Comprar los satisfactorios
• Obtener un lucro
• Evitar gastos innecesarios
• Canalizar y analizar las necesidades de una empresa
Además el administrador financiero, desempeña diferentes roles, a continuación se muestran cuáles son estos roles y las funciones que realiza en cada uno de ellos:
1. Interpersonal. (representante, líder, enlace)
2. Informativo. (monitoreo, diseminador, portavoz)
3. Decisiones. (empresario, manejador de problemas, negociador)
Las finanzas en la organización comercial
Para comenzar a ver este tema, es necesario que conozcas las definiciones de gerente, presupuesto y control, estos conceptos los utilizaras muy a menudo, por consiguiente los debes de tener muy en mente.
Gerentes. Son las personas encargadas de elaborar presupuestos y controles financieros, y está considerada como la persona más importante en la empresa. Debe ser responsable, ya que en sus manos se encuentra el porvenir de una empresa.
Presupuesto. Es realizar una síntesis de las actividades que se realizaran a futuro, normalmente esto se hace por medio de los estados pro forma, que como su nombre lo indica son estados financieros, realizados a futuro. En términos un poco más simples, se les pudiera llamar como predicciones que hace el gerente de la economía de la empresa, aunque no es la manera correcta de llamarlo.
Controles. Transmiten información actual de la empresa, de sus objetivos o de sus metas. Como su nombre lo indica, lleva el control de la empresa, por medio de políticas que estas a su vez, si son seguidas al pie de la letra, llevaran al logro de los objetivos y por consiguiente alcanzar la meta fijada. En términos más simples, es como si fuera la constitución de la empresa.
La información, enriquece el conocimiento y en el caso de las empresas, esta reduce el grado de incertidumbre, es decir se puede llegar saber qué es lo que va a pasar con la empresa hasta cierto grado.
La información se forma con los datos de la empresa, los cuales se convierten en información al procesarlos y darles una forma significativa.
A continuación se nombran las principales características de la información financiera:
a) Exactitud.- Es mostrar la información de manera clara, precisa y que esta sea real, verdadera.
b) Oportunidad.- Debe de presentarse a tiempo.
c) Pertinencia.- Quiere decir que solo se debe de presentar información de operaciones exclusivas de la empresa.
d) Integridad.- La información que se presente debe de estar completa y no inconclusa o con datos dudosos.
e) Frecuencia.- Se deben realizar estados financieros con una periodicidad fija.
f) Alcance.- Consiste en fijar una meta determinada y hacer todo lo posible por lograr que esa meta sea realizada.
g) Origen.- Es de donde se obtiene la información.
h) Forma de presentación.- Es como su nombre lo indica, la forma en que se deben de presentar los estados financieros, ya seas en forma de cuenta o de reporte, que analizaremos unos temas más adelante.
Estructura organizacional
Las funciones financieras que más interesan al administrador son :
a. Tesorero
b. Contralor
Ya que estas dos personas, son las que informan de la situación financiera de la empresa al vicepresidente de finanzas o a los accionistas.
a) Tesorero.- Se encarga de la adquisición y custodia de los fondos. Las áreas que tiene de responsabilidad a su cargo son:
1. El establecimiento y mantenimiento del catálogo de cuentas.
2. La preparación de reportes internos y externos.
3. La preparación del control presupuestal.
4. Mantener relaciones con los bancos comerciales.
5. Presentar informes sobre la posición diaria del efectivo en la empresa.
6. Formulación de los presupuestos de efectivo.
7. Administración del crédito, de los seguros y de los fondos de pensión.
b) Contralor.- Se encarga de elaborar los reportes en donde se registren las operaciones diarias de la empresa y sus áreas de responsabilidad son:
1. Registra y prepara los informes financieros.
2. Prepara presupuestos y estados financieros.
3. Elabora nóminas.
4. Calcula impuestos.
5. Elabora y autoriza auditorías internas.
Todas estas actividades que realizan, tanto el contralor como el tesorero, dependen en mucha parte de la historia de la empresa y de sus características.
En ocasiones, las empresas llegan a contar con personas que pueden realizar todas estas actividades, esta persona recibe el nombre de Sénior, los cuales debido a su gran preparación, puede desempeñar diferentes roles en la empresa, como son el de contralor, tesorero, gerente, etc. Es decir, logran administrar una empresa por si solos.
Metas de la empresa
Las metas de la administración financiera son:
• Maximizar el valor de la empresa. Esto se puede lograr, aumentando el valor de las acciones de la empresa.
Nos podemos dar cuenta, de que la empresa realmente alcanzo sus metas, o que logro un éxito, en sus utilidades, en el mercado, sucursales, etc.
La utilidad le da valor a las acciones, para tener una buena utilidad se debe ampliar el mercado, dar mantenimiento a la empresa (activos fijos principalmente), comprar la materia prima para nuestra producción, etc.
Si esto la empresa lo sigue al pie de la letra, podemos asegurar que la empresa tiene futuro, por tanto los accionistas invertirán más en nuestra empresa por que la ven fuerte económicamente hablando.
Responsabilidad del administrador financiero
Las responsabilidades del administrador financiero son dos:
1. Debe planear la adquisición y el uso de los fondos, de manera que se maximice el valor de la empresa.
2. Tomar decisiones acerca de fuentes y aplicaciones alternativas de fondos.
Y entre sus principales actividades se encuentran:
1. Pronósticos y planeación.- El administrador financiero debe relacionarse con otros ejecutivos para estudiar el futuro y establecimiento de planes.
2. Decisiones mayores de financiamiento e inversión.- Cuando el administrador financiero fija planes a largo plazo, él debe obtener el capital necesario para apoyar su crecimiento. Debe tomar decisiones acerca del uso de fondos internos y externos, del uso de deudas o del capital de propietarios y del uso de financiamiento a largo o corto plazo.
3. Control.- El administrador financiero debe interactuar con los ejecutivos de otras partes de la empresa, para ayudar al negocio a que opere de la forma más eficiente posible. Es decir que el administrador se debe de interrelacionar con todos.
4. Interacción con los mercados de capital.- Se relaciona con el manejo de los mercados de dinero y de capitales, en el cual la empresa es afectada por los mercados financieros generales, donde los fondos son obtenidos, los valores de las empresas negociados y sus inversionistas son recompensados o castigados.
1.1 Diferencia entre maximización de la utilidad y maximización del valor de la empresa
Para poder comprender la diferencia entre estos dos tipos de maximización, será necesario conocer el concepto de cada uno de ellos.
Maximización de la utilidad.- En pocas palabras, consiste como su nombre lo dice en incrementar la utilidad de la empresa, mediante más aportaciones, vendiendo más, etc. Conceptos que ayuden a el incremento de las ganancias de una empresa, es decir que tenga mucho capital, ya sea en efectivo, bienes o en documentos.
Maximización del valor de la empresa.- Consiste en incrementar el valor de una empresa, principalmente mediante sus acciones, por ejemplo, si la acción de determinada empresa, tiene un costo alto, quiere decir que la empresa vale mucho.
Por consiguiente, podemos concluir que maximización de la utilidad, consiste en incrementar las utilidades de una empresa por todos lo medios posibles, en tanto que maximización del valor de la empresa, es la importancia que tiene la empresa, el valor de sus acciones y su importancia en el mercado, que la hacen ver como una empresa con un gran valor.
La relación de riesgo / rendimiento.
Rendimiento. Cuando mayor sea el flujo de efectivo producido, mayor será nuestro rendimiento; esto es, más tenemos nosotros disponibles para gastar en bienes de consumo, para reinvertir en el negocio, seria torpe, sin embargo, enfocarse solo en los flujos de efectivo que entran, ya que solo representarían una forma de rendimiento bruto.
Riesgo. Como su nombre lo indica, es el riesgo o peligro que representa para nuestra empresa el incremento o disminución del rendimiento.
+ Sacrificio + rendimiento
- sacrificio - rendimiento
A continuación comenzaremos a estudiar un tema muy importante para nosotros como administradores, son las políticas de una empresa, una empresa con buenas políticas es una empresa con una buena organización. En los párrafos siguientes, comprenderás porque son tan importantes estas políticas y además aprenderás a elaborarlas según las características de la empresa.
Políticas. Son guías generales de acción, que se refieren al logro de las metas. Las políticas proporcionan una guía de cómo la administración debería ordenar sus negocios y sus actividades hacia mejores resultados.
Las políticas definen el universo del cual se toman decisiones futuras.
Alan Filley y Robert House, señalaron 4 características principales que las describen.
1. Las políticas son guías de acción que dirigen las actividades de la organización, hacia metas prescritas.
2. Las políticas limitan a menudo el comportamiento al prescribir métodos para el logro de metas y por lo tanto pueden ser un instrumento para controlar el comportamiento.
3. Las políticas ayudan a la toma de decisiones, al establecer reglas que juzgan la aceptación o no aceptación de recursos alternativos de acción (posibles soluciones alternas a un problema).
4. Las políticas ayudan a asegurar un comportamiento estable, consistente, uniforme y viable que es conveniente para la organización.
Políticas financieras
Las políticas, como ya lo vimos anteriormente son una guía de acción, y existen tres tipos de políticas en una empresa:
1. Políticas contables
2. Políticas de crédito
3. Políticas de liquidez
A continuación se define cada una de ellas.
1. Política contable.- Como consecuencia de los cambios radicales en la economía del país, se han hecho propuestas para modificar los procedimientos contables ya que estos fenómenos afectan principalmente los inventarios y las plantas productivas de cada empresa. Estas políticas consisten en que las compañías de gran tamaño reflejen los efectos de la inflación y los cambios de precios como información suplementaria en sus estados financieros.
Ejemplo.
Si se vende a crédito, nos deben de pagar con el mismo tipo de cambio que estaba el día en que se realizó la venta del producto.
2. Política de crédito.- La inversión de una empresa en cuentas por cobrar, depende de las ventas y políticas de crédito que fija la empresa. Esta política involucra 4 aspectos; normas de crédito, longitud del periodo de crédito, descuentos en efectivo y políticas de cobranza.
Una política de crédito restrictivo reducirá las perdidas por cuentas malas, pero las utilidades abandonadas por las ventas perdidas podrán ser mayores que los ahorros.
La política optima de crédito, es aquella en la que las cuentas marginales de créditos son exactamente compensadas por las utilidades marginales provenientes de las ventas incrementadas.
Ejemplo:
Si se vende a crédito, se cobrara un 5% por concepto de intereses. (el porcentaje es tan solo un ejemplo)
3. Política de liquidez.- Esta varía según las circunstancias y necesidades individuales. Al seleccionar la cartera de valores negociables de la empresa, el administrador financiero debe considerar el riesgo de incumplimiento, el riesgo de la tasa de interés, la liquidez, la tasa fiscal aplicable y los rendimientos relativos.
Ejemplo:
Si la empresa llegara a pedir un préstamo, solo lo hará a empresas seguras y que tengan un buen historial.

martes, 17 de septiembre de 2013

SOCIEDADES MERCANTILES EN MËXICO:

1.5 FORMAS LEGALES DE LAS ORGANIZACIONES MERCANTILES EN MÉXICO.
Sociedad mercantil (México)
Las sociedades mercantiles, en México, son aquellas cuyo fin es una especulación comercial, mientras que las sociedades civiles son un contrato que se concreta en la voluntad de los socios de obligarse a combinar sus esfuerzos o recursos para la realización de un fin común de carácter preponderantemente económico, pero que no constituya una especulación mercantil. Las sociedades pueden definirse como los entes a los que la ley reconoce como una personalidad jurídica propia y distinta de sus miembros, y que, contando también con patrimonio propio, canalizan sus esfuerzos a la realización de una finalidad lucrativa que es común, con vocación tal que los beneficios que de las actividades realizadas resulten solamente serán percibidos por los socios.
Antecedentes
El antiguo derecho no conoció la de sociedad mercantil con personalidad jurídica, la que es creación del mundo moderno.
En el artículo tercero del Código de Comercio de 1889, todavía vigente, se reconoce la calidad de comerciante a las sociedades mercantiles. En este mismo código se añadió a las ya mencionadas: la sociedad en comandita por acciones.
El 28 de junio de 1934 se emitió la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) que derogó las disposiciones que sobre la materia regulaba el Código de Comercio. Ésta incluyó a la Sociedad de Responsabilidad Limitada.
Elementos
En las sociedades mercantiles hay tres elementos fundamentales: los personales, los patrimoniales y los formales:
•Elemento personal: Está constituido por los socios, personas que aportan y reúnen sus esfuerzos (bienes, capitales o trabajos).
•Elemento patrimonial: Está formado por el conjunto de bienes que se aportan para formar el capital social, los bienes, trabajo, etc.
•Elemento formal: Es el conjunto de reglas relativas a la forma o solemnidad de que se debe revestir al contrato que da origen a la sociedad como una individualidad de derecho.
Clasificación.
Las sociedades se pueden clasificar conforme a varios criterios, entre los que destacan los siguientes:
Según el predominio de los elementos.
•Sociedades de personas: Son las sociedades en las cuales predomina el elemento personal. Son las sociedades en nombre colectivo y en comandita simple.
•Sociedades intermedias: En estas sociedades no está muy claro el elemento predominante. Son la sociedad de responsabilidad limitada y la comandita por acciones.
•Sociedades capitalistas: En estas sociedades domina el capital social. En esta clasificación se incluyen las sociedades anónimas y las cooperativas.
Según su tipo de capital
•Capital fijo: El capital social no puede ser modificado, sino por una modificación de los estatutos.
•Capital variable: El capital social puede disminuir y aumentar conforme el avance de la sociedad, sin procedimientos demasiado complejos
Clasificación legal (tipos de sociedades)
•Sociedad en Nombre Colectivo
•Sociedad en Comandita Simple
•Sociedad de Responsabilidad Limitada
•Sociedad Anónima
•Sociedad en Comandita por Acciones
•Sociedad Cooperativa
Reservas legales
Con el objeto de que puedan compensar pérdidas o bien hacer frente a oscilaciones de su valores, la ley establece que las sociedades deberán separar el 5 por ciento de sus utilidades repartibles de cada ejercicio social hasta alcanzar la quinta parte del capital social y así integrar el fondo de reserva que puede ser legal o bien estatutaria y aun voluntaria en los casos que así determinen los socios.
Clasificación
Rafael de Pina Vara define a las reservas como aquellas inmovilizaciones de las utilidades impuestas por la ley (reservas legales) o por los estatutos de las sociedades (reservas estatutarias) o que eventualmente acuerden los socios (reservas voluntarias o eventuales), para asegurar la estabilidad del capital social frente a las oscilaciones de valores o frente a las pérdidas que pueden producirse en algún ejercicio.
Constitución
La Constitución es el acto por medio del cual una sociedad mercantil adquiere personalidad jurídica. Castrillón señala que en este acto jurídico sobresalen dos aspectos de cuyo cumplimiento depende la regularidad de la sociedad: a) La constitución ante fedatario público y b) su inscripción en el Registro Público del derecho habiente.
Otro aspecto importante, que es un requisito para la inscripción del Registro Público de Comercio, es la autorización del Estado por parte de la Secretaría de Relaciones Exteriores.
Las sociedades que carezcan de los requisitos mencionados son conocidas como sociedades irregulares.
Cláusulas de la escritura constitutiva
En la escritura constitutiva, que como vimos deberá ser realizada ante notario o corredor público, la ley marca, en su artículo sexto, que deberán contener ciertas cláusulas, las cuales la doctrina ha clasificado de la siguiente forma: esenciales, naturales y accidentales.
Cláusulas esenciales
Son de contenido esencial, porque en su ausencia, se produce la nulidad del acto, ya que se refieren aspectos que determinan la identidad y características especiales de cada ente jurídico, que lo diferencian los demás, y que no pueden ser suplidos por la ley.
Las cláusulas esenciales son las mencionadas en las primeras siete fracciones del artículo sexto de la Ley General de Sociedades Mercantiles en México, a saber:
•I.-Los nombres, nacionalidad y domicilio de las personas físicas o morales que constituyan la sociedad;
•II.-El objeto de la sociedad;
•III.-Su razón social o denominación;
•IV.-Su duración;
•V.-El importe del capital social;
•VI.-La expresión de lo que cada socio aporte en dinero o en otros bienes; el valor atribuido a éstos y el criterio seguido para su valorización. Cuando el capital sea variable, así se expresará indicándose el mínimo que se fije;
•VII.-El domicilio de la sociedad.
Cláusulas naturales
A este grupo pertenecen las cláusulas que, si bien pueden y deben ser incorporadas en los estatutos, en caso de omisión, la laguna es llenada por el propio texto de la ley, que establece de manera imperativa los aspectos que, no obstante no haber sido considerados, deberán sin embargo atenderse puntualmente, y son las fracciones VIII al XIII del mismo artículo sexto. Las cláusulas en cuestión son:
•VIII.- La manera conforme a la cual haya de administrarse la sociedad y las facultades de los administradores;
•IX.- El nombramiento de los administradores y la designación de los que han de llevar la firma social;
•X.- La manera de hacer la distribución de las utilidades y pérdidas entre los miembros de la sociedad;
•XI.- El importe del fondo de reserva;
•XII.- Los casos en que la sociedad haya de disolverse anticipadamente, y •XIII.- Las bases para practicar la liquidación de la sociedad y el modo de proceder a la elección de los liquidadores, cuando no hayan sido designados anticipadamente.
Cláusulas accidentales
Son las estipulaciones otorgadas por los socios que, sin estar previstas en la ley, por ser lícitas y no contrarias al contenido normativo que de orden imperativo e irrenunciable se contiene en la ley, también son válidas.
Cláusula Calvo
Al constituirse la sociedad, deberá definir su posición sobre la admisión o exclusión de socios extranjeros; en caso afirmativo, y siempre que la Ley de Inversión Extranjera y la normatividad complementaria así lo autorice, deberá incorporarse en los estatutos la cláusula Calvo de admisión de extranjeros, es decir, señalar expresamente que los extranjeros que llegue a tener participación en la sociedad, al momento de su constitución o en cualquier tiempo ulterior, conviene en considerarse como nacional respecto de dicha inversión y de no invocar por lo mismo la protección de su gobierno por lo que se refiere a aquélla, bajo la pena de perder su inversión o participación en beneficio de la Nación.
Procedimientos de constitución
El Derecho Societario Mercantil ha reconocido dos procedimientos diversos para constituir una sociedad mercantil, pero la constitución pública sólo ésta autorizada para las sociedades anónimas:
•Instantáneo o simultáneo: Los socios con proyecto ya establecido acuden ante el notario o corredor público a realizar el acto de constitución y en él se destaca el hecho de que el capital social se integra con la aportación de los socios comparecientes y no necesita de participación del público. (Art. 5 LGSM)
•Pública o sucesiva: Para la integración del capital social se requiere atraer socios o inversionistas que se sumen al proyecto de los fundadores que aporten su participación pecuniaria, de modo que vayan suscribiendo paulatinamente su adhesión mediante el pago de sus aportaciones. (Art. 92-102 LGSM)

lunes, 2 de septiembre de 2013

Almacenes

ALMACENISTA.
Atender los requerimientos de diferentes unidades o dependencias en cuanto al suministro de materiales, repuestos, equipos y otros rubros de un depósito o almacén, recibiéndolos, clasificándolos, codificándolos, despachándolos e inventariándolos para satisfacer las necesidades de dichas unidades.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS.
• Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, alimentos y otros suministros que ingresan al almacén.
• Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al almacén se correspondan con la requisición realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor.
• Codifica la mercancía que ingresa al almacén y la registra en el archivo manual (kardex) y/o computarizado.
• Clasifica y organiza el material en el almacén a fin de garantizar su rápida localización.
• Recibe y revisa las requisiciones internas de materiales, repuestos y/o equipos.
• Elabora guías de despacho y órdenes de entrega y despacha la mercancía solicitada al almacén.
• Lleva el control de las salidas de mercancía en el almacén registrándolo en el archivo manual (kardex) y/o computarizado.
• Elabora inventarios parciales y periódicos en el almacén.
• Elabora saldos de mercancía que quedan en existencia e informa a su superior inmediato.
• Guarda y custodia la mercancía existente en el almacén.
• Realiza trámites ante la Dirección de Transporte a fin de conseguir la asignación de vehículos para el traslado de la mercancía.
• Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
IMPORTANCIA DE LOS ALMACENES COMO FACTOR DETERMINANTE EN EL CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS.
Los principales indicadores para determinar el área para el almacén de alimentos y bebidas son los siguientes.
• Número de áreas de venta, es decir, cuántos restaurantes, bares, salones de banquetes etcétera.
• Aforo de cada una de las áreas de venta.
• Menú o carta de cada área de alimentos y bebidas.
• Volumen de ventas esperado.
• Rotación de los insumos.
• Si los centros de abastecimiento están cerca o distantes del hotel, restaurantes, etcétera.
Los espacios destinados para los almacenes deberá contener u observarse los aspectos siguientes:
• Tener ventilación o con aire acondicionado para evitar temperaturas que vayan en detrimento de los productos.
• Supervisar que los productos estén retirados de áreas como calderas, motores subestaciones eléctricas o zonas de alta temperatura.
• Deberán contener una zona de entrada y salida de transportes para descargar, por lo que se recomienda se planee una plataforma para dar rapidez en el descargue (véase ejemplo de un almacén de alimentos y bebidas.
• Tratar de que el almacén esté junto a la zona de descargue, para evitar pérdida de tiempo para el recibo y almacenaje de los productos.
• Los muros y pisos deberán estar recubiertos con material lavable y fácil de limpiar.
• Contener los estantes necesarios, así como mobiliario o recipientes para los productos a granel.
• Es necesario que dentro de esta área se encuentren las cámaras de conservación y dentro de ésta, la cámara de congelación para evitar pérdida de frío.
• Evitar que penetren los rayos solares que pueden dañar los productos embotellados o enlatados, ya que pueden aumentar su temperatura.