La Importancia del Crédito y la Cobranza en las Organizaciones

1.1 Concepto e importancia del crédito Concepto ¿Qué es el crédito?  Es un permiso para usar el capital ajeno.  Es un derecho del presente a pagar en el futuro.  Es un poder para obtener bienes o servicios a través de una promesa de pago en una fecha futura. El permiso, el derecho y el poder, son producto de la confianza que el vendedor deposita en la promesa de pago del comprador. Por lo tanto el crédito es confianza. Sin confianza no puede existir el crédito. En los negocios también existen tres acepciones de la palabra crédito y son: transacción a crédito, crédito establecido e instrumento de crédito, cuyo significado es el siguiente: a) Transacción a crédito: El cambio de un valor presente por una promesa de pago en tiempo futuro. Cuando se formaliza la transacción, se crea el derecho del vendedor a recibir el pago en el futuro, así como la obligación del comprador de pagar en el plazo estipulado. “Comprando a crédito”. b) Crédito establecido: La aceptación por parte del vendedor de la promesa de pago del comprador, quien tiene la reputación de solvencia y honradez que le da derecho a ser creído. “Su crédito es bueno” porque su capacidad de pago es digna de confianza. c) Instrumento de crédito: Una promesa de pago documentada que manifiesta una transacción formal de crédito. Los instrumentos de crédito más comunes en nuestro medio son: el pagaré y la letra de cambio. Con base en los conceptos anteriores podemos definir el crédito de la forma siguiente: Otorgar crédito: Es la entrega de un valor actual, sea dinero, bienes o servicios, sobre la base de confianza, a cambio de un valor equivalente esperado en el futuro, pudiendo existir adicionalmente un interés pactado. Importancia y ventajas del crédito Actualmente el crédito es vital para el desarrollo económico de los países y de todas las empresas, ya que la utilización adecuada del mismo produce, entre otros, los beneficios siguientes: a) Hace más productivo el capital: Una persona que dispone de capital y no quiere o no está capacitada para emplearlo, lo deposita en un banco y recibe un interés como compensación por la transferencia de sus fondos. De esta manera, sumas de dinero pequeñas en sí mismas para ser productivas, se combinan para formar grandes capitales. El banco presta ese dinero a fabricantes y comerciantes, quienes lo utilizan en sus operaciones productivas. Así, el crédito propicia un incremento de la riqueza al permitir el uso de los agentes productivos a las personas que son más competentes para utilizarlos. b) Agiliza el movimiento de los bienes y servicios: Como un medio de cambio, el crédito posibilita el que un consumidor pueda adquirir bienes o servicios en el momento presente, a pesar de su carencia de efectivo para pagarlos de inmediato. c) Multiplica el volumen de bienes y servicios: El crédito es un eslabón en cada una de las fases de la producción y de la distribución. El pequeño comerciante adquiere a crédito, del distribuidor mayorista, los bienes objeto de su actividad. El distribuidor mayorista también los obtiene a crédito del fabricante y éste a su vez, adquiere los materiales y demás elementos de la producción a través de transacciones a crédito. En virtud del gran poder del crédito y de los beneficios que propicia su aplicación, se puede afirmar que del total de operaciones de compra-venta de bienes y servicios realizadas entre fabricantes, comerciantes y consumidores, el 90% o un poco más de las mismas, son transacciones a crédito. d) Elimina la necesidad de manejar efectivo: La gran ventaja del crédito en los negocios es que elimina la necesidad de manejar efectivo y permite la transferencia de cantidades importantes de dinero a través de los diversos instrumentos del mismo. En la actualidad, esto puede hacerse sin tener que expedir un cheque y sin tener que acudir a una institución bancaria para solicitar una orden de pago o una transferencia de fondos, sino que puede hacerse a través de una computadora conectada al sistema del banco que corresponda. 1.2 Bases par otorgar crédito En casi todos los negocios un volumen mayor de ventas da por resultado mayores utilidades. Sin embargo, los grandes volúmenes de ventas dependen del otorgamiento de mayor crédito, lo que representa el riesgo de no poder recuperar parte del crédito extendido. Por lo tanto, el problema central radica en seleccionar a lo futuros deudores que representen el menor riesgo posible o un riesgo aceptable. Los principales factores que deben ser tomados en cuenta para seleccionar a un futuro deudor y decidir si el crédito se otorga o no, están comprendidos en lo que se conoce comúnmente como las 4C de crédito:  Carácter o personalidad  Capacidad  Capital y  Condiciones Al analizar los riesgos del crédito, habrá que preguntarse respecto de cada posible cliente: ¿pagará?, lo cual comprende al carácter o personalidad; si la respuesta es satisfactoria, deberá responderse a la pregunta: ¿podrá pagar?, la cual se refiere a la capacidad; y finalmente: ¿cuánto puede pagar?, la cual abarca al capital. Carácter o personalidad: En el análisis de los riesgos del crédito, carácter significa responsabilidad moral, absoluta honradez e integridad. Comprende el conjunto de cualidades de un sujeto que lo hacen estar siempre bien dispuesto a pagar sus deudas, lo cual constituye el factor más importante en una operación de crédito. Al evaluar el carácter o personalidad de un individuo hay que investigar su reputación crediticia, para saber en qué medida cumple con sus compromisos comerciales. Una de las mejores pruebas de la voluntad de pagar las deudas contraídas, es un prolongado y consistente historial de cumplimiento oportuno de los créditos. El deudor que tiene antecedentes de crédito bien establecido por razones de carácter o personalidad, rara vez se desvía de su patrón de conducta. Cuando el cliente con quien se trata es una firma comercial, también debe determinarse la voluntad de pago de la misma. En general, el carácter o personalidad de los negocios es el mismo de los individuos que los manejan. Sin embargo, el carácter o personalidad de las grandes empresas puede ser distinto del carácter personal de su director o gerente, ya que el desarrollo de sus operaciones se basa en políticas más que en personas. Por tanto, es importante analizar las pruebas del fiel cumplimiento de las políticas de la gerencia en cuanto a: llevar registros confiables, aprovechar los descuentos por pagos anticipados y otras prácticas similares. Capacidad: Un deudor debe tener capacidad para cumplir con sus obligaciones. En el análisis de los riesgos del crédito, capacidad significa la posibilidad o facilidad para pagar una deuda a su vencimiento. No obstante la disposición y el deseo de pagar de un deudor, si no tiene el dinero para efectuar el pago o la capacidad de obtenerlo, se estará frente a un riesgo. El manejo de los ingresos personales es un elemento esencial para juzgar la capacidad de pago de un individuo. Si una persona ha ido mejorando constantemente en una compañía, o si ha ido de buenos a mejores empleos, tendrá una excelente capacidad para cubrir sus compromisos. Por el contrario, si ha cambiado de un empleo a otro de igual o menor nivel, demuestra una deficiente capacidad. Otros elementos que también denotan capacidad son, por ejemplo: la profesión, la estabilidad en el empleo, la disposición para economizar recursos, el deseo de progreso, etc. La capacidad de una empresa se determina principalmente por la habilidad comercial de su propietario o gerente. Habilidad para organizar y dirigir los esfuerzos de sus subordinados, aplicando los conocimientos sobre el giro del negocio y de sus operaciones. Habilidad que se manifiesta a través del historial de la empresa que muestra utilidades y desarrollo constante. Así pues, evaluando la habilidad del dueño o gerente para manejar su negocio, se podrá juzgar sobre la capacidad de pago de la empresa. Capital: Para efectos de crédito, capital significa la fuerza financiera de un solicitante de crédito, medida por el valor neto de su negocio. El capital es lo que un acreedor puede aprovechar como garantía del pago de una deuda. Es la seguridad de pago que un deudor representa por sus bienes, si el carácter y la capacidad no fallan. Sin embargo, el crédito no puede extenderse con base en la presunción de que el capital servirá como medio de pago, ya que recurrir a él significa, por lo general, el fin de la relación comercial. El crédito se otorga al tener la seguridad de que los pagos del deudor se harán normalmente, con la posibilidad de efectuar ventas posteriores al mismo cliente. Por lo general, el consumidor común tiene poco capital y lo que posee es mobiliario, aparatos de línea blanca o electrónica, automóvil y objetos de uso personal; algunos pueden reunir modestas cantidades de efectivo y otros poseen algún bien inmueble. Sin embargo, la información y verificación del capital es importante para el otorgamiento de crédito, porque proyecta algo sobre el carácter y la capacidad del individuo. En los negocios, el capital representa la inversión destinada a generar utilidades y constituye la condición o calidad financiera del solicitante de crédito, lo cual se puede determinar a través de sus estados financieros. El análisis de la estructura del activo y su relación con las partidas del pasivo, indicará cuánto puede pagar el futuro cliente. Si el activo está integrado por inventarios y cuentas por cobrar, será importante determinar si no existe sobre inversión en los primeros y cuál es el período de recuperación de las últimas. Si el activo consiste en propiedades y equipo, para el acreedor será importante saber si pueden convertirse en garantía del crédito solicitado. Condiciones: Algunas circunstancias o condiciones fuera de control del acreedor y del solicitante, también afectan los riesgos del crédito, actuando principalmente sobre la capacidad y el capital. Las condiciones económicas, políticas o de mercado de una región o de todo el país, sobre las que los individuos y las empresas no tienen control, pueden alterar el cumplimiento del mejor riesgo de crédito, así como su buena disposición para pagar sus deudas. En algunas industrias y localidades, los elementos de temporada pueden ser condiciones vitales. En las regiones agrícolas, durante las épocas de cosecha hay buena recuperación de las cuentas por cobrar, lo que no sucede durante las de siembre. El alza en los precios de materiales básicos para diferentes tipos de industrias como el azúcar o la gasolina, puede afectar la capacidad y capital de muchos clientes acreditados. 1.3 Clasificación del crédito El crédito puede ser clasificado de diversas maneras, pero si atendemos al tipo de transacción crediticia para la cual se establece, lo podemos dividir en las siguientes categorías:  Crédito al consumidor  Crédito mercantil  Crédito comercial bancario Crédito al consumidor El crédito al consumidor se otorga principalmente bajo dos modalidades: crédito en cuenta corriente y crédito a plazos: Crédito en cuenta corriente: En este caso, se establece un límite de crédito para cada cliente de acuerdo con su capacidad y el pago se hace mensualmente por todas las compras que se hayan efectuado durante el período anterior; si esto no es posible, se cubre un pago mínimo y sobre el resto se causan intereses a partir del período presente. Es considerado como un crédito por conveniencia, debido a que en múltiples ocasiones se utiliza sólo por la comodidad de pagar las compras al inicio del siguiente período expidiendo un cheque. Ejemplo de esta modalidad son los diversos planes que ofrecen las tiendas de departamentos para establecer crédito en cuenta corriente, lo cual hace posible que las familias puedan adquirir ropa, calzado, perfumería, artículos de ferretería, deportivos o fotográficos y muchos otros. Crédito a plazos: En este caso, el pago parcial se hace a intervalos establecidos en períodos semanales, quincenales o mensuales y en toda operación se carga un interés por financiamiento al valor original de los bienes que adquiere el cliente. Esta modalidad de crédito usualmente se solicita por necesidad, ya que sin él, una proporción muy importante de consumidores estarían imposibilitados para hacer muchas de sus compras. Como ejemplos podemos mencionar el que los consumidores, a través de un crédito a plazos otorgado por negocios de distintos giros, puedan adquirir bienes costosos tales como: refrigeradores, lavadoras, televisores, equipos de sonido o de video y hasta automóviles, aún cuando no cuenten con los recursos suficientes para cubrir el importe de los artículos que adquieren. Efectos del crédito al consumidor en los negocios: El crédito al consumidor es de suma importancia para el comerciante al menudeo, para el distribuidor mayorista y aún para el fabricante. A través de la extensión del crédito al consumidor, el comerciante aumenta su volumen de ventas, lo que hará que también aumente el volumen de operaciones del mayorista y del fabricante. El mercado para esta clase de operaciones es casi ilimitado, pero su manejo no está exento de riesgos. Las pérdidas por créditos que no recupera el comerciante, puede afectar el cumplimiento de sus compromisos con el distribuidor y los de éste con el fabricante. Para evitar que el crédito al consumidor se convierta en peligroso e improductivo, es necesario establecer políticas crediticias que permitan el manejo adecuado de los plazos y los límites de crédito, de acuerdo con la personalidad y capacidad de cada cliente. Crédito mercantil El crédito mercantil es aquel que se utiliza para adquirir bienes con el fin de revenderlos, a cambio de una promesa de pago en un tiempo futuro determinado. Los bienes pueden ser materias primas, productos terminados o parcialmente elaborados. Las personas que intervienen en estas operaciones son comerciantes al menudeo, distribuidores mayoristas y fabricantes. A partir de lo anterior, podemos establecer ciertas características del crédito mercantil:  El objetivo fundamental del crédito mercantil es el intercambio de bienes destinados a la reventa, con o sin un proceso adicional por parte del comerciante.  La función primordial del crédito mercantil es facilitar y acelerar el movimiento de los bienes del productor hacia el consumidor.  El crédito mercantil es el principal medio de cambio entre la producción y la distribución de bienes.  El crédito mercantil es solicitado y otorgado sólo por el tiempo que se lleva el fabricante en procesar sus productos, o bien, por el tiempo que el comerciante tarda en revender las mercancías.  El crédito mercantil es el resultado de la necesidad vital, en el comercio y en los negocios en general, de contar con un medio de cambio distinto del dinero. Sin embargo, el crédito mercantil no proporciona todo el capital necesario para el desarrollo de las operaciones de un negocio, sino que cubre exclusivamente el costo de los bienes objeto de la transacción. Por lo tanto, cada comerciante, distribuidor o fabricante, requiere de fondos para el pago de sueldos o salarios y de todos los gastos normales para cubrir eficientemente su parte en la cadena de producción y distribución. Si estas personas no cuentan con los recursos suficientes, tendrán que pedir prestado a un banco o recurrir a cualquiera otra fuente de financiamiento, incluyendo inversionistas interesados en participar en el negocio. Efectos del crédito mercantil en los negocios: El crédito mercantil puede beneficiar y también puede perjudicar el desarrollo de los negocios. Por ejemplo: La extensión de crédito mercantil por parte del fabricante o del distribuidor, aumentará de manera importante sus posibilidades de venta. Un negocio que tiene buen crédito establecido, puede operar ventajosamente con los recursos que le están proporcionando sus proveedores. En estos casos los efectos del crédito mercantil son benéficos para el crecimiento de los negocios, porque se ha otorgado o se ha utilizado de manera racional. Por el contrario, cuando se abusa del crédito mercantil o se extiende de manera liberal, produce efectos nocivos en los negocios. Un negocio que abusa del crédito mercantil y se compromete demasiado haciendo crecer de manera desproporcionada sus cuentas por pagar, en poco tiempo se verá incapacitado para cubrir sus compromisos. De la misma manera, un comerciante que incrementa su volumen de ventas a través de una política crediticia demasiado liberal, no tardará en ver su capital de trabajo congelado en cuentas vencidas y sus utilidades mermadas por cuentas incobrables. Crédito bancario Las funciones principales de un banco comercial son dos: captar recursos y hacer préstamos. a) Captar recursos: A través de los depósitos que hacen sus clientes, ya sea en cuentas de cheques, cuentas de ahorro o de inversiones a plazo fijo. Al recibir los depósitos el banco acepta la responsabilidad de custodiar los fondos y de garantizar a los depositantes algún beneficio sobre sus inversiones, sin exponerlos al riesgo de pérdidas. b) Hacer préstamos: El banco utiliza los fondos depositados por sus clientes para otorgar préstamos, tomando como garantía documentos negociables o de descuento y cobrando a sus acreditados un costo o interés por el uso del dinero, sufragando así los gastos propios de la institución y obteniendo al mismo tiempo un beneficio en su provecho. Cuando por diversas circunstancias las empresas carecen de liquidez, esto es, que no cuentan con efectivo suficiente para pagar sus pasivos a corto plazo: proveedores y acreedores en general; o para la adquisición de activos: mercancías, materias primas, maquinaria, etc., tienen que recurrir al financiamiento externo, es decir, obtener de fuentes externas de financiamiento los recursos que les hacen falta para ser más productivos. Fuentes externas de financiamiento Las fuentes externas de financiamiento son: la banca comercial y las organizaciones auxiliares de crédito, identificadas como instituciones de crédito y, en términos más amplios como sistema financiero, el cual está integrado, entre otros, por:  Los bancos  Las casas de bolsa  Las casas de cambio  Las arrendadoras financieras  Las compañías de seguros  Las sociedades de inversión La banca comercial y las organizaciones auxiliares de crédito, ofrecen a las empresas diferentes esquemas de financiamiento a corto y a largo plazo, entre los cuales se pueden citar, como más usuales, los siguientes: A corto plazo: • Descuento de títulos de crédito • Préstamo quirografario o directo • Crédito en cuenta corriente • Préstamo prendario • Factoraje financiero A largo plazo: • Arrendamiento financiero • Crédito refaccionario • Crédito hipotecario Requisitos generales para ser sujeto de crédito Los requisitos de carácter general que deben cumplir las empresas para que cualquiera institución financiera lo considere como sujeto de crédito, son los siguientes: 1. Tener cuenta de cheques en la institución con la cual se contratará el crédito. 2. Manejar un promedio de depósitos o de inversiones favorable. 3. Apegarse al resultado del estudio de crédito que realice la institución financiera, el cual considerará: la solvencia moral y económica, la capacidad de pago, los antecedente de crédito, la situación financiera y otros aspectos del solicitante, para lo cual requerirá la documentación siguiente: • Copia simple de la escritura constitutiva. • Clave del Registro Federal de Contribuyentes. • Estados financieros de los últimos tres ejercicios fiscales, auditados por contador público independiente. • Poderes de dominio, administración general y suscripción de títulos de crédito, otorgados por la empresa al o los funcionarios que tramitarán el crédito. • Copia de identificación oficial de los apoderados.