Inventarios, en la Auditoria.

Inventarios. Concepto y Contenido. Mediante el concepto de inventarios identificamos las mercancías y materiales cuya transformación y/o venta constituyen el objeto principal de la empresa. En las entidades comerciales los inventarios están constituidos por las mercancías que se adquieren para ser vendidas posteriormente en el mismo estado en que se compraron. En las empresas industriales los inventarios comprenden las materias primas que serán transformadas, los productos en proceso de fabricación y los productos terminados propiedad de la empresa en un momento determinado. Las compras o la fabricación de artículos, generan los cargos a estas cuentas y las salidas por ventas o por traspasos a la producción, dan lugar a los créditos. Los saldos representan el valor de adquisición o producción de las existencias físicas propiedad de la empresa. Objetivos. 1. Existencia Física: Verificar que realmente existan mercancías o materias primas, productos en proceso y terminados por el importe del saldo consignado en las cuentas. 2. Valuación Correcta: Comprobar que las existencias hayan sido valuadas por métodos contablemente aceptados, aplicados en forma consistente y que se hayan establecido las estimaciones necesarias para deducir el costo de inventarios obsoletos o deteriorados. 3. Corrección Aritmética: Verificar que las unidades en existencia multiplicadas por sus costos unitarios, arrojen como resultado el importe total mostrado. 4. Limitaciones de la Propiedad: Cerciorarse de que no existan gravámenes u otros compromisos que limiten el uso o venta de los inventarios. Principios de Contabilidad. a) Del Valor Histórico Original: Los inventarios deben valuarse a su costo de adquisición, aplicando alguno de los métodos de valuación aceptados contablemente, costos promedios, primeras entradas primeras salidas, últimas entradas primeras salidas, para el caso de materias primas y costos absorbentes o costeo directo, para productos en proceso y terminados. b) De la Consistencia: Una vez seleccionado un método de valuación contablemente aceptado, la empresa debe aplicarlo sin variaciones año con año. c) Criterio Prudencial: Los inventarios deben presentarse al costo de adquisición o al valor de mercado, el que sea más bajo. Los inventarios pueden sufrir deterioros u obsolescencias que reduzcan su valor de venta; en tales casos, debe establecerse una estimación para castigo de inventarios cuyo monto sea suficiente para absorber las posibles pérdidas por dichos conceptos. Control Interno. a) Separación de Labores: Las funciones de compra, almacenaje, producción y registro contable, deben ser desempeñadas por personas diferentes. b) Almacenista: Debe existir una persona responsable de las existencias y movimientos de los productos. c) Sistema de Registro: Debe existir un sistema de inventarios perpetuos. d) Inventarios Físicos: Deben efectuarse por lo menos una vez al año, investigando suficientemente las diferencias que resulten. e) Auxiliares y Mayor: Deben compararse periódicamente los datos en tarjetas de almacén contra las existencias físicas, así como los saldos en auxiliares contra el de mayor. f) Pago de Facturas: Debe existir un procedimiento de verificación de facturas, antes de su pago o registro, contra entradas al almacén. g) Material Averiado: Revisión periódica y determinación de materiales defectuoso u obsoletos, castigo oportuno y venta inmediata de esos materiales. h) Seguros Contra Daños: Deben contratarse los seguros adecuados para proteger los inventarios contra riesgos de incendio, humedad y otros daños. Procedimientos. 1. Inspección de la Toma Física de Inventarios 2. Confirmación de Materiales en Poder de Terceros 3. Estudio de la Valuación a) Verificación de los precios de compra b) Examen del sistema de costos c) Comparación contra precios de venta d) Estudio de material lento u obsoleto 4. Verificación de Operaciones Aritméticas 1. Inspección de la Toma Física de Inventarios. La toma física de inventarios es el recuento de los materiales a una fecha determinada que efectúa la empresa para determinar las cantidades reales en existencia. El auditor debe participar en la toma de inventarios observando el desarrollo de ésta y efectuando conteos selectivos. Las pruebas selectivas deben hacerse sobre artículos de mayor valor para abarcar un porcentaje elevado respecto al total de los inventarios y también, sobre algunos de menor valor pero numerosos, para juzgar la eficiencia del personal de la empresa al efectuar los conteos. Estas pruebas selectivas tienen la finalidad de verificar los resultados del trabajo de la empresa, comparando las unidades anotadas por la misma contra las unidades determinadas en las pruebas selectivas. La observación de la toma de inventarios se hace para ratificar lo adecuado de ésta, verificando si las instrucciones dadas para la misma se respetan y el personal encargado desarrolla su labor con el cuidado necesario. Esta supervisión de la toma física se complementa conectando las pruebas selectivas con los listados finales que prepara la empresa, verificando que las diferencias resultantes entre las existencias físicas y las que consignan los registros contables, se aclaren a satisfacción. Para garantizar una buena toma de inventarios, el auditor debe cuidar que se cubran los puntos siguientes: a) Que se den instrucciones por escrito respecto a los procedimientos aplicables en la toma física. b) Que, previo a la toma del inventario, las existencias en almacén se acomoden y se ordenen para facilitar su identificación y recuento. c) Que se practique un corte oportuno de los documentos con que se operan las entradas y salidas de las existencias, para mantener control durante el inventario. d) Que se separen los materiales obsoletos o defectuosos. e) Que la toma de inventarios se haga por conteos dobles y que las diferencias se aclaren inmediatamente a través de un tercer conteo. 2. Confirmación de Materiales en Poder de Terceros. Si la empresa mantiene parte de sus existencias en poder de terceros, ya sea por falta de espacio en su almacén, o bien, porque haya entregado mercancías a terceros para que le efectúen trabajos de maquila, para que las vendan en consignación o por cualquiera otra razón, el auditor debe solicitar por escrito la ratificación de esta circunstancia, mediante el envío de cartas con características similares a las descritas para la confirmación de saldos en cuentas por cobrar. Cuando la importancia de las cifras lo amerite, el auditor debe complementar la solicitud anterior con una visita a los depositarios, para efectuar junto con ellos un inventario físico de las mercancías de que se trate, apegándose al primer procedimiento descrito. 3. Valuación. a) Verificación de los Precios de Compra: Consiste en constatar si los costos asignados a las mercancías corresponden al valor de factura, adicionado, en su caso, con los fletes, seguros, impuestos de importación, etc. Este procedimiento también se conoce como prueba de compras. b) Examen del Sistema de Costos: El auditor debe estudiar el método adoptado por la empresa para determinar su costo de producción, verificando que los elementos del mismo, es decir, materia prima, mano de obra y cargos indirectos de producción, se integren correctamente; asimismo, deberá cerciorarse de que el sistema de costos se aplica de manera consistente. A este procedimiento también se le llama prueba de consumos. c) Comparación Contra Precios de Venta: Consiste en comparar los costos unitarios determinados contra los precios de venta relativos. El precio de venta de los productos debe permitir recuperar el costo de adquisición o de producción, según el caso, más los gastos normales de operación y proporcionar un margen de utilidad adecuado. d) Estudio de Material Lento u Obsoleto: El auditor debe verificar la existencia de material defectuoso o averiado mediante el estudio de los auxiliares para identificar los que no muestren movimiento durante cierto tiempo, lo cual podría ser indicio de que tales materiales se encuentran en mal estado. Para complementar su investigación, puede obtener comentarios del personal técnico de la empresa respecto a las posibilidades futuras de uso o de venta que puede tener el material en cuestión, y pueda apoyar las conclusiones a que llegue el auditor. Todos los materiales o mercancías con notorios riesgos de obsolescencia o pocas posibilidades de uso, deben castigarse para reducir su valor hasta un nivel en el que su nuevo costo sea inferior al de su posible recuperación, bien sea por venta o por su utilización en actividades diferentes para las que fueron adquiridos. 4. Verificación de Operaciones Aritméticas. Consiste en verificar los cálculos que determinan el importe total asignado a los inventarios, es decir, cerciorarse de si el número de unidades del inventario multiplicado por el costo unitario asignado, arrojan el importe anotado y si las sumas de los importes coincide con el saldo total del inventario.