Formatos en el Área del Almacén.

Formatos: La materia prima representa el elemento fundamental del costo de producción, tanto por su valor con respecto a la inversión total en el producto, cuanto por la propia naturaleza del artículo elaborado, ya que viene a ser la esencia del mismo, es decir que, sin materiales no puede lograrse la elaboración de un artículo. El control y registro contable de los materiales se sujeta a diversos trámites que requieren de la participación, por lo menos, de los departamentos de Compras, Almacén de Materias Primas, Producción y Contabilidad, así como de la utilización de varios formatos que a continuación se explican y ejemplifican. Solicitud de Compra. El jefe de almacén formula y envía la Solicitud de Compra al departamento respectivo, describiendo con precisión los materiales que se necesitan, en cantidad, calidad y plazos de entrega. Esta solicitud se hace con la autorización del superintendente o jefe de producción, formulándose cuando las existencias del material en cuestión hayan llegado al mínimo señalado en la tarjeta auxiliar, o bien, cuando lo requiera la producción. La Solicitud de Compra deberá hacerse cuando menos en tres tantos: Original para el departamento de compras. Duplicado para el departamento de contabilidad. Triplicado para el propio almacén. Orden de Compra. El departamento de compras al recibir la solicitud, procede a formular la Orden de Compra correspondiente, después de haber seleccionado al proveedor que en igualdad de circunstancias ofrezca las mejores condiciones de compra para la empresa, en cuanto a precios, calidad y plazos de entrega. La Orden de Compra deberá formularse en cuatro tantos: Original para el proveedor. Duplicado para el departamento de almacén. Triplicado para el departamento de contabilidad. Cuadruplicado para el propio departamento de compras. La función del departamento de compras termina hasta que el pedido haya sido atendido, es decir, después de preparar y remitir la orden de compra al proveedor, debe hacer el seguimiento correspondiente hasta que el material sea recibido en el almacén. Recepción y Guarda de los Materiales. Esta función corresponde al departamento de almacén, en donde deberán cerciorarse de que los materiales que se reciben del proveedor estén de acuerdo con lo solicitado, según el procedimiento siguiente: Confrontar la nota de remisión del proveedor contra la copia de la Solicitud y la Orden de Compra, a fin de constatar que la remesa de materiales se ajusta a lo solicitado. Revisar físicamente que los materiales que se reciben correspondan a lo especificado en la Solicitud y en la Orden de Compra, en cuanto a cantidad y calidad. De encontrar a satisfacción la remesa de materiales, el almacenista estampará un sello en el original y copias de la remisión del proveedor, que contenga los datos siguientes: Fecha de recepción. Número de entrada al almacén. Calidad correcta. Firma del almacenista. Una vez recibidos los materiales a satisfacción, el departamento de almacén procede a su guarda de acuerdo con el tipo y naturaleza de lo recibido, en anaqueles, cajones, estantes o estibándolos en lugares adecuados, de tal manera que sea fácil su localización, manejo y recuento. Entrada de los Materiales al Almacén. Por cada remesa de materiales recibida, el departamento de almacén formula una Nota de Entrada al Almacén de Materias Primas. Diariamente o semanalmente, según el volumen de operaciones, prepara también un Concentrado de Entradas al Almacén de Materias Primas y lo distribuye de la forma siguiente: Original al departamento de contabilidad, anexando copias de las remisiones de proveedores y originales de entradas al almacén. Duplicado al departamento de compras para su conocimiento y control de pedidos surtidos. Triplicado al propio almacén, anexando copias de las remisiones de proveedores y de entradas al almacén, con lo cual efectúa el registro en los auxiliares respectivos. En ambos formatos, el departamento de almacén anota sólo los datos relativos a unidades y contabilidad, llenará las columnas correspondientes a valores. Control de las Existencias de Materias Primas. El control contable de las existencias de materiales se establece, como se observa en el asiento anterior, a través de la cuenta Almacén de Materias Primas y de su correspondiente Mayor Auxiliar, el cual puede estar integrado a base de tarjetas u hojas sueltas. Dicho Mayor Auxiliar de Almacén, en muchas empresas, se utiliza por duplicado, en el propio departamento de almacén únicamente a base de unidades y en el de contabilidad, por unidades y valores. La ventaja del doble manejo es que se puede verificar en cualquier momento la información relativa a determinado material, confrontando los datos del auxiliar de almacén y el de contabilidad contra la existencia física de esa materia prima, lo cual permite detectar y corregir errores oportunamente. Suministro de los Materiales. El suministro de los materiales a las áreas productivas se efectúa contra requisiciones o vales formulados por el departamento solicitante y deberán estar autorizados por el superintendente o jefe de producción. Esto significa que toda salida de materiales deberá estar amparada por un vale o requisición y que la entrega de cualquier material sin este requisito, será responsabilidad del departamento de almacén. El Vale de Salida del Almacén, se formula por triplicado y se distribuye de la forma siguiente: Original para el departamento de contabilidad. Duplicado para el propio departamento de almacén. Triplicado para el jefe de producción o departamento solicitante. Diariamente o semanalmente, según el volumen de operaciones, el departamento de almacén prepara también un Reporte de Materias Primas Consumidas en dos tantos, el original para contabilidad, al cual anexa los originales de los vales de salida y la copia para el propio almacén, anexando el duplicado de los vales de salida y con base en dichos documentos, este departamento registra el movimiento en las tarjetas auxiliares de almacén sólo en unidades. En los Vales de Salida del Almacén de Materias Primas y en el Reporte de Materias Primas Consumidas, el departamento de almacén anota sólo los datos relativos a unidades y contabilidad, hace la valuación correspondiente de acuerdo con la técnica que se tenga establecida.