La función de las Finanzas en las Organizaciones.

LA FUNCIÓN DE LAS FINANZAS EN LAS DIFERENTES ORGANIZACIONES.
La función de las finanzas en las organizaciones.
Estructura formal.
La estructura formal, se divide en tres partes, las cuales engloban todo lo visto anteriormente:
• Recursos humanos
• Recursos materiales
• Recursos técnicos
El papel de las finanzas en la economía
Tanto las finanzas como la economía, se encargan de analizar los recursos de una empresa.
La economía, analiza los recursos de una empresa y las finanzas, analizan la forma de obtener esos recursos.
Importancia del administrador financiero
El administrador es una persona muy importante para nuestra empresa, ya que entre sus principales funciones se encuentran:
• Obtener los recursos
• Tener una escala de preferencia
• Ver si nuestros ingresos o los ingresos de la empresa, son suficientes para poder satisfacer la necesidad.
• Si no tenemos los suficientes recursos económicos, el administrador financiero analizara la situación para indicarnos cuanto pediremos prestado. • Comprar los satisfactorios
• Obtener un lucro
• Evitar gastos innecesarios
• Canalizar y analizar las necesidades de una empresa
Además el administrador financiero, desempeña diferentes roles, a continuación se muestran cuáles son estos roles y las funciones que realiza en cada uno de ellos:
1. Interpersonal. (representante, líder, enlace)
2. Informativo. (monitoreo, diseminador, portavoz)
3. Decisiones. (empresario, manejador de problemas, negociador)
Las finanzas en la organización comercial
Para comenzar a ver este tema, es necesario que conozcas las definiciones de gerente, presupuesto y control, estos conceptos los utilizaras muy a menudo, por consiguiente los debes de tener muy en mente.
Gerentes. Son las personas encargadas de elaborar presupuestos y controles financieros, y está considerada como la persona más importante en la empresa. Debe ser responsable, ya que en sus manos se encuentra el porvenir de una empresa.
Presupuesto. Es realizar una síntesis de las actividades que se realizaran a futuro, normalmente esto se hace por medio de los estados pro forma, que como su nombre lo indica son estados financieros, realizados a futuro. En términos un poco más simples, se les pudiera llamar como predicciones que hace el gerente de la economía de la empresa, aunque no es la manera correcta de llamarlo.
Controles. Transmiten información actual de la empresa, de sus objetivos o de sus metas. Como su nombre lo indica, lleva el control de la empresa, por medio de políticas que estas a su vez, si son seguidas al pie de la letra, llevaran al logro de los objetivos y por consiguiente alcanzar la meta fijada. En términos más simples, es como si fuera la constitución de la empresa.
La información, enriquece el conocimiento y en el caso de las empresas, esta reduce el grado de incertidumbre, es decir se puede llegar saber qué es lo que va a pasar con la empresa hasta cierto grado.
La información se forma con los datos de la empresa, los cuales se convierten en información al procesarlos y darles una forma significativa.
A continuación se nombran las principales características de la información financiera:
a) Exactitud.- Es mostrar la información de manera clara, precisa y que esta sea real, verdadera.
b) Oportunidad.- Debe de presentarse a tiempo.
c) Pertinencia.- Quiere decir que solo se debe de presentar información de operaciones exclusivas de la empresa.
d) Integridad.- La información que se presente debe de estar completa y no inconclusa o con datos dudosos.
e) Frecuencia.- Se deben realizar estados financieros con una periodicidad fija.
f) Alcance.- Consiste en fijar una meta determinada y hacer todo lo posible por lograr que esa meta sea realizada.
g) Origen.- Es de donde se obtiene la información.
h) Forma de presentación.- Es como su nombre lo indica, la forma en que se deben de presentar los estados financieros, ya seas en forma de cuenta o de reporte, que analizaremos unos temas más adelante.
Estructura organizacional
Las funciones financieras que más interesan al administrador son :
a. Tesorero
b. Contralor
Ya que estas dos personas, son las que informan de la situación financiera de la empresa al vicepresidente de finanzas o a los accionistas.
a) Tesorero.- Se encarga de la adquisición y custodia de los fondos. Las áreas que tiene de responsabilidad a su cargo son:
1. El establecimiento y mantenimiento del catálogo de cuentas.
2. La preparación de reportes internos y externos.
3. La preparación del control presupuestal.
4. Mantener relaciones con los bancos comerciales.
5. Presentar informes sobre la posición diaria del efectivo en la empresa.
6. Formulación de los presupuestos de efectivo.
7. Administración del crédito, de los seguros y de los fondos de pensión.
b) Contralor.- Se encarga de elaborar los reportes en donde se registren las operaciones diarias de la empresa y sus áreas de responsabilidad son:
1. Registra y prepara los informes financieros.
2. Prepara presupuestos y estados financieros.
3. Elabora nóminas.
4. Calcula impuestos.
5. Elabora y autoriza auditorías internas.
Todas estas actividades que realizan, tanto el contralor como el tesorero, dependen en mucha parte de la historia de la empresa y de sus características.
En ocasiones, las empresas llegan a contar con personas que pueden realizar todas estas actividades, esta persona recibe el nombre de Sénior, los cuales debido a su gran preparación, puede desempeñar diferentes roles en la empresa, como son el de contralor, tesorero, gerente, etc. Es decir, logran administrar una empresa por si solos.
Metas de la empresa
Las metas de la administración financiera son:
• Maximizar el valor de la empresa. Esto se puede lograr, aumentando el valor de las acciones de la empresa.
Nos podemos dar cuenta, de que la empresa realmente alcanzo sus metas, o que logro un éxito, en sus utilidades, en el mercado, sucursales, etc.
La utilidad le da valor a las acciones, para tener una buena utilidad se debe ampliar el mercado, dar mantenimiento a la empresa (activos fijos principalmente), comprar la materia prima para nuestra producción, etc.
Si esto la empresa lo sigue al pie de la letra, podemos asegurar que la empresa tiene futuro, por tanto los accionistas invertirán más en nuestra empresa por que la ven fuerte económicamente hablando.
Responsabilidad del administrador financiero
Las responsabilidades del administrador financiero son dos:
1. Debe planear la adquisición y el uso de los fondos, de manera que se maximice el valor de la empresa.
2. Tomar decisiones acerca de fuentes y aplicaciones alternativas de fondos.
Y entre sus principales actividades se encuentran:
1. Pronósticos y planeación.- El administrador financiero debe relacionarse con otros ejecutivos para estudiar el futuro y establecimiento de planes.
2. Decisiones mayores de financiamiento e inversión.- Cuando el administrador financiero fija planes a largo plazo, él debe obtener el capital necesario para apoyar su crecimiento. Debe tomar decisiones acerca del uso de fondos internos y externos, del uso de deudas o del capital de propietarios y del uso de financiamiento a largo o corto plazo.
3. Control.- El administrador financiero debe interactuar con los ejecutivos de otras partes de la empresa, para ayudar al negocio a que opere de la forma más eficiente posible. Es decir que el administrador se debe de interrelacionar con todos.
4. Interacción con los mercados de capital.- Se relaciona con el manejo de los mercados de dinero y de capitales, en el cual la empresa es afectada por los mercados financieros generales, donde los fondos son obtenidos, los valores de las empresas negociados y sus inversionistas son recompensados o castigados.
1.1 Diferencia entre maximización de la utilidad y maximización del valor de la empresa
Para poder comprender la diferencia entre estos dos tipos de maximización, será necesario conocer el concepto de cada uno de ellos.
Maximización de la utilidad.- En pocas palabras, consiste como su nombre lo dice en incrementar la utilidad de la empresa, mediante más aportaciones, vendiendo más, etc. Conceptos que ayuden a el incremento de las ganancias de una empresa, es decir que tenga mucho capital, ya sea en efectivo, bienes o en documentos.
Maximización del valor de la empresa.- Consiste en incrementar el valor de una empresa, principalmente mediante sus acciones, por ejemplo, si la acción de determinada empresa, tiene un costo alto, quiere decir que la empresa vale mucho.
Por consiguiente, podemos concluir que maximización de la utilidad, consiste en incrementar las utilidades de una empresa por todos lo medios posibles, en tanto que maximización del valor de la empresa, es la importancia que tiene la empresa, el valor de sus acciones y su importancia en el mercado, que la hacen ver como una empresa con un gran valor.
La relación de riesgo / rendimiento.
Rendimiento. Cuando mayor sea el flujo de efectivo producido, mayor será nuestro rendimiento; esto es, más tenemos nosotros disponibles para gastar en bienes de consumo, para reinvertir en el negocio, seria torpe, sin embargo, enfocarse solo en los flujos de efectivo que entran, ya que solo representarían una forma de rendimiento bruto.
Riesgo. Como su nombre lo indica, es el riesgo o peligro que representa para nuestra empresa el incremento o disminución del rendimiento.
+ Sacrificio + rendimiento
- sacrificio - rendimiento
A continuación comenzaremos a estudiar un tema muy importante para nosotros como administradores, son las políticas de una empresa, una empresa con buenas políticas es una empresa con una buena organización. En los párrafos siguientes, comprenderás porque son tan importantes estas políticas y además aprenderás a elaborarlas según las características de la empresa.
Políticas. Son guías generales de acción, que se refieren al logro de las metas. Las políticas proporcionan una guía de cómo la administración debería ordenar sus negocios y sus actividades hacia mejores resultados.
Las políticas definen el universo del cual se toman decisiones futuras.
Alan Filley y Robert House, señalaron 4 características principales que las describen.
1. Las políticas son guías de acción que dirigen las actividades de la organización, hacia metas prescritas.
2. Las políticas limitan a menudo el comportamiento al prescribir métodos para el logro de metas y por lo tanto pueden ser un instrumento para controlar el comportamiento.
3. Las políticas ayudan a la toma de decisiones, al establecer reglas que juzgan la aceptación o no aceptación de recursos alternativos de acción (posibles soluciones alternas a un problema).
4. Las políticas ayudan a asegurar un comportamiento estable, consistente, uniforme y viable que es conveniente para la organización.
Políticas financieras
Las políticas, como ya lo vimos anteriormente son una guía de acción, y existen tres tipos de políticas en una empresa:
1. Políticas contables
2. Políticas de crédito
3. Políticas de liquidez
A continuación se define cada una de ellas.
1. Política contable.- Como consecuencia de los cambios radicales en la economía del país, se han hecho propuestas para modificar los procedimientos contables ya que estos fenómenos afectan principalmente los inventarios y las plantas productivas de cada empresa. Estas políticas consisten en que las compañías de gran tamaño reflejen los efectos de la inflación y los cambios de precios como información suplementaria en sus estados financieros.
Ejemplo.
Si se vende a crédito, nos deben de pagar con el mismo tipo de cambio que estaba el día en que se realizó la venta del producto.
2. Política de crédito.- La inversión de una empresa en cuentas por cobrar, depende de las ventas y políticas de crédito que fija la empresa. Esta política involucra 4 aspectos; normas de crédito, longitud del periodo de crédito, descuentos en efectivo y políticas de cobranza.
Una política de crédito restrictivo reducirá las perdidas por cuentas malas, pero las utilidades abandonadas por las ventas perdidas podrán ser mayores que los ahorros.
La política optima de crédito, es aquella en la que las cuentas marginales de créditos son exactamente compensadas por las utilidades marginales provenientes de las ventas incrementadas.
Ejemplo:
Si se vende a crédito, se cobrara un 5% por concepto de intereses. (el porcentaje es tan solo un ejemplo)
3. Política de liquidez.- Esta varía según las circunstancias y necesidades individuales. Al seleccionar la cartera de valores negociables de la empresa, el administrador financiero debe considerar el riesgo de incumplimiento, el riesgo de la tasa de interés, la liquidez, la tasa fiscal aplicable y los rendimientos relativos.
Ejemplo:
Si la empresa llegara a pedir un préstamo, solo lo hará a empresas seguras y que tengan un buen historial.