INFORMACIÓN EFECTIVO Y ARQUEO DE CAJA.

“Efectivo e Inversiones Temporales”

1. Efectivo e inversiones temporales

1.1 Concepto

El boletín C-1, efectivo de la comisión de principios de contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C., en su parte relativa al efectivo señala que las partidas que deben integrar el renglón en el Estado de Situación Financiera: “Debe estar constituido por moneda de uso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operación tales como depósitos bancarios en cuentas de cheque, giros bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados”.

El efectivo dentro de las empresas, los podemos encontrar en las cuentas de Caja y Bancos, en la primera de ellas, dentro de un fondo fijo que se utiliza por lo general para cubrir gastos imprevistos y que son por cantidades pequeñas de efectivo.

En los bancos, también se cuenta con dinero pero este, esta representado por títulos de crédito, que son precisamente los cheques y con los cuales las empresas pueden disponer de su dinero, con el que cuente en el momento de la expedición de dichos cheques.

Por lo consiguiente podemos conceptuar al efectivo de una empresa como los recursos en dinero, del cual puede disponer para cubrir sus necesidades operativas.

1.2 Efectivo

Se entiende por efectivo los activos representados por moneda de uso corriente de los que se puede disponer en cualquier momento, bien por que se tienen físicamente (el saldo que se encuentre en caja), o  que se encuentran depositados en una institución bancaria (cuentas de cheques) contra la que se pueden realizar retiros por medio de los cheques.

1.2.1 Fondo fijo, arqueos y control interno

Fondo fijo: Como su nombre lo indica es el dinero que la empresa considera necesario tener disponible para cubrir movimientos menores de gastos.

Arqueos: Refiriéndonos al fondo fijo, podemos decir, que es el recuento físico que se encuentra en el momento de practicar una revisión a la cuenta de caja.

El recuento físico está representado por lo general de:

‘  Documentos, billetes y monedas, el cual en su conjunto deberá coincidir con el importe que la empresa, considero como fondo fijo.

El control interno aplicable al fondo fijo, lo podemos definir, como el plan organizacional que utilizan las empresas para salvaguardar sus activos de posibles fraudes  o pérdidas.

Los principales aspectos de control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento debe vigilarse son:

a)  Separación de labores, deben ser personas diferentes las que manejan efectivo, expidan cheques, operan auxiliares, registros y efectúen conciliaciones bancarias.

b)  Fianzas, el personal que maneja los fondos y cuentas bancarias deben estar afianzados para garantizar su manejo.

c)  Fondos fijos. Debe establecer para analizar a través de ellos los movimientos menores.

d)  Firmas mancomunadas. En el caso de las cuentas bancarias los cheques deben expedirse con dos firmas y siempre nominativos.

e)  Firmas autorizadas. Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser designadas por el consejo de administración o por la dirección.

f)   Limites de pago. Deben existir límites de las firmas autorizadas para hacer pagos.

g)  Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos pueden depositarse al día siguiente hábil.

h) Arqueos periódicos y conciliaciones regulares. Los fondos fijos deben recontarse periódicamente cuidando los aspectos legales e internos de los comprobantes; las cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliación aclararse plenamente. Estos trabajos deben hacerse obviamente por personas diferentes de quienes manejan los fondos.

Arqueo de caja. Es el principal procedimiento aplicable a los efectivos y consiste en efectuar un recuento físico, de los mismos. Al llevar a cabo un arqueo deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:

a)  Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fácil realización (incluso las cobranzas del día), es conveniente establecer un control simultáneo de todos ellos.

b)  En todos los casos deben solicitarse la presencia de su funcionario que ratifique la actuación del personal encargado del arqueo y atienda a las aclaraciones o dudas que surjan.

c)  Debe conocerse el importe del arqueo.

d)  Al concluir el arqueo debe firmar el responsable del fondo, para que quede constancia plena que la cantidad contada fue devuelta a su entera conformidad.

Normalmente los fondos incluyen:

‘  Vales, recibos, facturas y otros comprobantes de erogaciones. Realizadas pendientes de reembolso y que lo mismo se consideran parte del fondo.

Es necesario que la persona que practica el arqueo se cerciore de:

‘  La autenticidad de dichos comprobantes, vigilando que sean de fecha reciente; que estén debidamente autorizadas para su pago que sean por importes razonables al fondo y su pago este definido en los objetos del fondo relativo.

Observa el siguiente ejemplo:

Modelo de cédula de Arqueo.

"Industrias Unidas" S.A.
Arqueo del fondo de caja del departamento de Compras
Efectuado el 31 de Diciembre del 2008.
Denominación	Cantidad	Importe	Parcial
Billetes de $ 1000.00	3	$3,000.00
Billetes de $   500.00	6	3,000.00
Billetes de $   100.00	12	1,200.00
Billetes de $     50.00	20	1,000.00
Billetes de $     20.00	5	100.00
Monedas total		150.00	$ 8,450.00
Comprobantes
Compra de pintura F-125		500.00
Vale firmado Sr. Lindares almacenista		300.00
Vale firmado Sr. Acosta chofer		250.00	1,050.00
		Suman	$9,500.00
Srita. Alicia Mulgado Franco		L.C. Pablo Alberto Lemuz Díaz.

Nota: Este importe deberá coincidir con el saldo que se muestra en el fondo fijo de caja (Estado de Situación Financiera).

Ajustes faltantes y sobrantes en caja

Cuando el importe real de efectivo en caja, conocido mediante arqueo, es menor que el saldo de la cuenta de caja determinada sin que hayan cometido errores de registro o de calculo, se habla de faltantes en caja.

Faltantes en caja, esto  depende de dos situaciones:

‘  Que el cajero deba reponer el faltante en vista de haberse provocado por descuido o por error imputable a el.

Ejemplo:

Al practicar el arqueo de la cuenta de caja de la empresa “Industrias Unidas”, S.A. presenta las siguientes cifras, el saldo de la cuenta según libro mayor es de $10,000.00 pero al practicar dicho arqueo de caja solo se encontraron entre documentos y valores (billetes y monedas), $9,800.00.

Caja			Deudores Diversos
S) 10,000.00	200.00       (1		1)       200.00
S)   9,800.00

‘  Que se considere una perdida para la empresa, por lo general cuando el cajero es una persona de confianza.

Ejemplo:

Caja			Otros Gastos
S) 10,000.00	200.00      (1		1)       200.00
S)   9,800.00

Cuando existan sobrantes en la cuenta de caja, las empresas de acuerdo a sus necesidades establecen mecanismos muy diversos; por ejemplo, un negocio como una tienda de autoservicio puede establecer que de los sobrantes se forme un fondo que servirá para futuros faltantes.

Es poco común que en una empresa en donde  existe un adecuado control interno y políticas de manejo de caja, se presente  esta situación; sin embargo, si esto llegara a suceder, se propone hacer lo siguiente.

a)    Si el sobrante no es significativo se puede suprimir del arqueo.

b)    Si el sobrante es considerable puede ocasionar el siguiente registro contable.

La empresa “La Estrella”, al practicar el arqueo de caja nos arroja un importe de $10,500.00, cuando el saldo de acuerdo al libro mayor  es de $10,000.00 y por lo consiguiente obtuvo como resultado un sobrante considerable, de $500.00.

Ejemplo:

Bancos			Otros Productos
S)         XXX				500.00      (1
1)      500.00

Nota: Se pide al cajero que lo deposite en nuestros Bancos, y por lo tanto en saldo en la cuenta de Caja es correcto.