Funciones y Tipos de Almacén

1.1 Funciones y Tipos de Almacén

Concepto

El almacén se encarga de la guarda y custodia de materiales y productos que representan una inversión cuantiosa y por eso, requiere de personal responsable y conocedor de los artículos bajo su cuidado, para evitar errores en el manejo de los mismos que puedan perjudicar las operaciones de producción o de ventas.

El almacén: Es una unidad de servicio en la estructura organizacional y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Funciones

Las funciones más importantes y comunes a todo tipo de almacén son:

 Recepción: Recibir para su guarda y protección todo tipo de artículos: materias primas, productos en proceso, productos terminados y otros materiales para la fabricación, el mantenimiento y la oficina.

 Almacenamiento: Custodia y resguardo fielmente todos los materiales o productos recibidos, tanto su cantidad como su buen estado.

 Registro: Anotar en instrumentos de control todas las entradas y salidas de materiales o productos, para contar con datos al día de las existencias.

 Mantenimiento: Conservar el almacén limpio y en orden, de tal manera que los materiales o productos de cierto tipo o clase estén en solo lugar, para facilitar su localización y recuento.

 Despacho: Abastecer de materias primas y otros materiales a los departamentos de producción, o en su caso, de los productos terminados al departamento de embarques, requeridos para su venta.

Principios básicos de almacén

Los principios básicos que deben ser aplicados en cualquier tipo de almacén:

a) Debe existir un solo acceso para la recepción de materiales o productos y toda operación de entrada al almacén requerirá del documento autorizado según el procedimiento establecido.

b) La custodia y resguardo fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona.

c) El responsable del almacén, hasta donde sea posible, debe asignar funciones específicas de recepción, registro, mantenimiento y despacho, al personal bajo su mando.

d) La disposición del almacén deberá facilitar el control de materiales o productos y su rápida localización cuando sean requeridos.

e) Se debe llevar un registro diario de entradas y salidas para el control de las existencias.

f) Es necesario informar periódicamente a contabilidad sobre las entradas y salidas del almacén de materiales o productos, así como a producción y ventas de las existencias de materiales y productos terminados, respectivamente.

g) Cada material o producto se ha de identificar por su nombre común, debiendo ser conocido y utilizado por compras, producción y ventas. Dicha identificación será codificada siempre que sea posible.

h) Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en estantes, anaqueles o espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando se haya de buscar.

i) La identificación y ubicación de cada material o producto debe de anotarse en la tarjeta de registro y control de existencias correspondiente.

j) Debe existir una sola puerta para el despacho de materiales o productos y toda operación de salida del almacén requerirá del documento autorizado según el procedimiento establecido.

Tipos de almacén

Las mercancías que custodia, resguarda, controla y abastece el almacén de una empresa manufacturera, distribuidora o una tienda de productos de consumo, pueden ser los siguientes:

 Materias primas

 Materiales auxiliares

 Productos en proceso

 Productos terminados  Refacciones

 Herramientas

 Materiales obsoletos

 Materiales de desperdicio

Almacén de materias primas:

La función principal de este almacén es el abastecimiento oportuno de materias primas y partes componentes a los departamentos productivos. En una empresa de gran tamaño puede existir un almacén central y uno o varios sub-almacenes, según la distribución de la planta y las necesidades de los distintos departamentos productivos.

Almacén de materiales auxiliares:

Los materiales auxiliares, también llamados indirectos, son todos aquellos que no pueden ser identificados con precisión, en cuanto su cantidad y valor, en un producto terminado, pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para fabricarlo se emplean: combustibles, lubricantes, estopa, etc.; para envasarlo y empacarlo se necesitan: frascos, etiquetas, cajas de cartón, etc.

La función del almacén de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno a los departamentos productivos, a la sección de empaque, así como de informar a departamentos administrativos para el control contable y reabastecimiento de los materiales que maneja. Este almacén puede ser una sección del almacén de materias primas, cuando las necesidades de la organización no requieran de una instalación especial.

Almacén de productos en proceso:



Si los productos están en proceso de elaboración, son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la organización, se dice que están en un almacén de productos en proceso. En una empresa de gran tamaño, puede existir uno o varios almacenes de este tipo, según las necesidades de fabricación.



Almacén de productos terminados:

La función del almacén de productos terminados es dar servicio al departamento de ventas, guardando y controlando las existencias hasta que llegue el momento de despachar los pedidos a los clientes.





Almacén se refacciones y herramientas:

Cuando el departamento de mantenimiento mecánico o eléctrico se encuentra fuera del área de fábrica, se considera conveniente que tenga su propio almacén de refacciones y herramientas, bajo la custodia de un encargado especializado y con un control tan estricto como el de los demás almacenes, especialmente sobre esas herramientas o útiles que se prestan a distintos operarios de producción o de mantenimiento.

Almacén de materiales obsoletos: Los materiales o productos obsoletos son aquellos que producción ya no utilizan o ventas no puede distribuir, porque han sido sustituidos por otros, o bien, porque se encuentran en mal estado y para su control, deben separarse y ubicarse en un lugar específico. Este almacén existirá en una empresa de gran tamaño, en caso contrario, podrá ocupar una sección determinada del almacén de materias primas.

Las áreas del almacén

Generalmente una empresa industrial, comercial o de servicios, debe tener tres áreas en el almacén de que se trate: recepción, almacenamiento y despacho. El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones de cada empresa. Dichas áreas pueden estar completamente separadas unas de otras, o bien, dentro de un solo local cerrado, en donde bastará con señalar las áreas en el piso o levantar divisiones.

Área de recepción:

En esta área se realizan las maniobras de descarga de materiales o productos del vehículo del proveedor, por lo que requiere del espacio optimo para la revisión de mercancías y el cotejo de la remisión del proveedor contra la orden de compra, para verificar que se reciben los productos solicitados y que éstos cumplen con los requisitos de calidad y cantidad acordados.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen de las mercancías que se manejen y del tiempo que permanezcan en ella. El objetivo que se persigue es obtener rapidez en las maniobras y lograr que el tiempo de permanencia de las mercancías en el área sea el mínimo posible, pues el espacio requerido y el costo de operación dependen de la fluidez con que éstas pasen del vehículo del proveedor al almacén.

Área de almacenamiento:

En esta área es donde se guardan, custodian y controlan los materiales o productos y por lo tanto, la que ocupa más espacio. El área de almacenamiento debe ser aprovechada y planeada de tal manera, que se destinen los espacios adecuados a cada grupo de mercancías con características similares. Esto requiere de un conocimiento pleno de los materiales o productos y de las condiciones que exigen su resguardo, protección y manejo.

Existen diversos factores que deben ser tomados en cuenta para planificar la disposición de las áreas de almacenamiento, y pueden ser los siguientes:

1. Distancia: Debe considerarse la existente entre las tres áreas del almacén.

2. Dificultad en el transporte: Los artículos que necesiten aparatos, mano de obra o cuidados para su transporte, deben moverse lo menos posible.

3. Empleo de aparatos para la entrega: Los líquidos que hayan de medirse, los artículos que tengan que pesarse, etc., deben ocupar los espacios de almacenamiento cercanos a los aparatos de medición.

4. Frecuencia de las solicitudes: Para los materiales o productos que se solicitan con frecuencia y en cantidades pequeñas, la distancia desde el área de entrega a la estantería donde se almacenan debe ser más corta que para aquellos artículos que se retiran menos a menudo o en grandes cantidades.

5. Localización: El empleado encargado del despacho debe poder obtener con un mínimo de esfuerzo las mercancías que se soliciten con mucha frecuencia.

Para proteger los materiales y productos contra riesgos de incendio, corrosión o enmohecimiento y deterioro, deben considerarse las recomendaciones siguientes:



1. Para reducir el riesgo de incendio:

 Separar los productos de fácil combustión como cartón, papel, telas, tintas pinturas, etc., con un espacio mínimo de 45 ó 50 centímetros.

 Depositar los materiales inflamables en recipientes a prueba de fuego o destinarles un lugar donde haya una libre ventilación, para prevenir la combustión espontánea de los mismos.

 Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores y revisar éstos periódicamente.

2. Para evitar la corrosión:

 Evitar derrames de agua o líquidos en el piso.

 Colocar todo lo que sea de metal en lugares secos y distantes de las tuberías de agua o vapor.

 Reparar las goteras de techos y tuberías, para evitar la humedad en pisos y paredes.

 Alejar los materiales o productos de los recipientes con ácidos que despidan gases corrosivos.

 Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial y colocar productos químicos absorbentes de humedad en los espacios del almacén destinados a estos productos.

3. Para evitar el deterioro:

 Evitar que los productos sean golpeados unos contra otros, o por los equipos de manejo de materiales, sobre todo cuando se almacenan en grandes recipientes o tambores.

 Los materiales o productos frágiles como el cristal, deben colocarse en sitios alejados de las zonas de tráfico dentro del área de almacenamiento.

 Evitar que los medios de almacenamiento como estantes o anaqueles rompan o rayen los productos.

 Proteger del sol o guardar en espacios con poca iluminación los materiales o productos que puedan dañarse por efectos de una luz excesiva.

 Evitar que se ensucien o manchen las mercancías al manejarlas o almacenarlas.

Área de despacho:

Esta es el área responsable de suministrar con oportunidad los materiales requeridos por los departamentos de producción, mantenimiento y otros de servicio, así como los productos terminados solicitados por el departamento de embarques para surtir los pedidos de clientes.

Para el buen funcionamiento de esta área del almacén, los materiales o productos solicitados que han sido tomados del área de almacenamiento y llevados al área de entrega deben:



a) Ser trasladados por el medio mecánico más adecuado.

b) Ser acompañados del documento de salida correspondiente, debidamente autorizado, como puede ser un vale de salida, una remisión o una factura.

c) Ser revisada en cantidad y calidad, mediante el cotejo de la mercancía contra el documento de salida.

d) Los materiales auxiliares para empaque deben haber sido solicitados y surtidos con oportunidad y en cantidades suficientes.

e) Los aparatos de medición, las herramientas de fleje o engomado y demás útiles necesarios, deberán tenerse en un lugar ordenado para facilitar las maniobras de manejo de los productos y su rápida entrega.